Bornova Belediyesi kağıt dönemini kapatıyor

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ile kağıt kullanımına son veren Bornova Belediyesi, mevcut imar ve sicil arşivini kağıttan bilgisayar ortamına taşıyor. 6 ay önce başlayan çalışmalar tamamlanma aşamasına geldi. imar ve sicil arşijleri sayısallaştırılarak bilgisayar ortamına aktarılıyor. Sonraki aşamada Bornova Belediyesi’nin bütün müdürlüklerindeki belgeleri bilgisayar ortamına aktarılacak

Ege Postası
27.02.2014 - 10:29

Yapılan fiziki ve sosyal yatırımlarla ilçe belediyeleri arasında bütçe rekorları kıran Bornova Belediyesi teknoloji yatırımlarında da öncü oldu. Özellikle imar ve ruhsat ile ilgili işlemlerin hızlanması ve vatandaşların işlerini zaman kaybetmeden yapmalarını sağlamak için başlatılan çalışmalar tamamlandı. Bornova Belediyesi’nde EBSY sisteminin kurulmasıyla, arşive kağıt ve CD gitmesi önlendi. Bütün bilgilere online olarak her birimden ulaşılabilmesini sağlayan sistem sorunsuz bir şekilde uygulandı. Bornova Belediyesi bu alanda İzmir belediyeleri arasında bir ilk oldu.

Resmi evraklar artık elektronik belge

Bornova Belediyesi’nde kullanılan satın alma talepleri, ihale şartnameleri, görevlendirme yazıları, yıllık izin talepleri, vekalet işlemleri, dilekçe gibi tüm resmi evraklar elektronik belge niteliği kazandı. Kağıt tüketimi ortadan kalkarken, fiziksel arşiv tutma zorunluluğu ve zaman kaybı da önlenmiş oldu. Acil ve gerekli durumlarda resmi belgelerin onay işlemleri mesai saatiyle sınırlı olmaktan çıktı.

Arşiv dijital oluyor

Bornova Belediyesi, kağıt olarak depolanan bütün arşiv belgelerini sayısallaştırıp bilgisayar ortamına aktarmak için bir çalışma başlattı. Bu kapsamda öncelikle İmar ve sicil dosyalarının bilgisayar ortamına aktarılması için ihale düzenlendi. Ana hizmet binasının bahçesinde kurulan prefabrik yapıda, 6 ay önce başlayan yaklaşık 8 milyon belgeden oluşan imar ve sicil arşivinin dönüşütürülmesi çalışmaları son aşamaya geldi. Önümüzdeki süreçte Bornova Belediyesi’nin bütün müdürlüklerindeki 9 milyon belgenin de sayısallaştırılıp bilgisayar ortamına aktarılması çalışmaları başlayacak. İhale hazırlıkları süren ikinci aşama dönüşüm işinin kısa sürede başlaması planlanıyor. Yaklaşık 6 ay sonra Bornova Belediyesi’nin bütün arşiv belgeleri elektronik hale gelmiş olacak.

EBYS sistemini kısa sürede hayata geçirdiklerini, dijital arşiv çalışmalarının da tamamen bitmesiyle Bornova Belediyesi’nin bu örnek projeyle dev bir adım atmış olacağını söyleyen Bornova Belediye Başkanı Prof. Dr. Kamil Okyay Sındır, “EBYS sistemini aktif bir şekilde kullanıyoruz. Artık müdürlükler arasında kağıt belgeler dolaşmıyor. Bunun yerine bilgisayar ortamındaki belgeler sistemde ilgili birimlere gönderiliyor. Yetkili kişiler ‘e-imza’ yöntemiyle belgeler üzerindeki işlemlerini elektronik imza diskini kullanarak onaylıyor. EBYS sistemini başarıyla kurup diğer belediyelere örnek olduktan sonra arşivimizi de dijital hale getiriyoruz. Tüm kağıt belgelerimiz de bilgisayar ortamına taşındıktan sonra, e-belediyeciliği kelimenin tam anlamıyla hayata geçirmiş belediye olacağız” dedi